Ghid despre optimizarea procedurilor de lucru in comertul online
Mai multe detalii
Daca vinzi pe internet in platforme de tip marketplace sau in propriile magazine online, optimizarea procedurilor de lucru este cruciala pentru succesul afacerii tale. Cu atat de multe task-uri de gestionat, de la stocuri si livrari, la gestionarea comenzilor si a relatiilor cu clientii, poate fi dificil sa gasesti timp pentru a-ti dezvolta afacerea.
Experienta noastra din 2016 cu clientii ne-a trecut prin multe provocari, de unde am tras concluzii referitoare la ce bune practici trebuie sa respecti ca sa ai o afacere optimizata din punct de vedere operational in comertul digital. Pe langa procedurile de lucru standard dezvoltate in platforma FamShop, am ajutat si companiile care au dorit automatizarea unor fluxuri personalizate, astfel incat sa profite la maxim de platforma de automatizari a comertului online FamShop. Am colaborat si colaboram in prezent deschis cu comerciantii online pentru a le dezvolta puterea de vanzare si operare eficienta a procedurilor de lucru. Dupa multe cazuri intalnite in comertul online romanesc dar si in afara tarii, unde am convins chiar si o multinationala din Statele Unite ale Americii sa adopte solutia FamShop, am conceput un ghid valabil pentru orice companie care vinde produse sau servicii in magazine online sau marketplace-uri.
Intai de toate trebuie stabilit faptul ca un e-commerce are nevoie de macar un canal de vanzare (canalul de vanzare il mai denumim si sursa de vanzare) reprezentat fie de un magazin online sau un marketplace. Un magazin online poate fi dezvoltat pe o platforma custom (dezvoltata in propria companie sau de terti) sau pe o platforma deja dezvoltata si stabila precum Magento, Magento2, Prestashop, WooCommerce, Opencart, Shopify, osCommerce, CS Cart, BigCommerce, MerchantPro, Wix si lista poate continua. Exemple de marketplace-uri sunt: Amazon, eMAG, Okazii, Decathlon, Elefant, Altex, eBay, Cel.ro, Miinto, Walmart, Fnac, Allegro, ePRICE, Bol, Spartoo, otto, ASOS, Real. Aproape toate aceste platforme au o usa de comunicare cu aplicatiile terte (API) si se pot automatiza procedurile de lucru in mod eficient. O procedura de lucru care poate fi automatizata este crearea facturii pentru fiecare comanda plasata in canalele de vanzare online.
A doua componenta importanta pentru orice afacere este contabilitatea si gestiunea stocurilor (daca discutam de produse fizice). Daca discutam de produse digitale sau servicii, atunci stocurile nu fac obiectul discutiei. Fiecare vanzare din magazine online si marketplace-uri trebuie inregistrata in contabilitate pentru a indeplini criteriile impuse de legislatia in vigoare. Pentru a eficientiza contabilitatea, se recomanda folosirea unui program de gestiune si contabilitate. Acest program de gestiune si contabilitate trebuie ales de tine (sau de contabil) cu grija si recomandam sa discuti cu fiecare furnizor de astfel de solutii. Astfel confirmi ca prin software-ul lor vei rezolva cat mai multe probleme si vei maximiza eficienta in raport cu cat platesti pentru solutie. In unele cazuri, un simplu program de gestiune si contabilitate nu este de ajuns pentru ca rezolva putine probleme si este necesar sa treci la o solutie ERP (Enterprise Resource Planning). Acest program cuprinde o lista de functionalitati in plus fata de un program de gestiune si contabilitate. Un ERP optimizeaza procese complexe de organizare a unei firme, procese pe care tu trebuie sa le cunosti si sa le aduci in discutie cu fiecare furnizor ERP in parte ca sa poti lua cea mai buna decizie in achizitia unui software ERP. Fie ca vorbim de un simplu program de contabilitate sau de un software ERP, ai nevoie de aceasta componenta in afacere. In acest moment, orice contabil lucreaza cu cel putin un program soft de acest gen, fiind aproape imposibil sa mai tina contabilitatea doar cu pix si hartie. Exemple de programe software de gestiune si contabilitate, incluzand si ERP-uri sunt: Nexus ERP, FGO, Socrate Cloud, Saga, WinMentor, SmartBill, Oblio, Pluriva, Neomanager, Microsoft Dynamics, RVX, Facturis, Charisma, Wizrom, Smart Cash, Asis, SAP, Epesi, Softone, Sedona. Din experienta clientilor, cel mai greu ramane schimbarea softului de gestiune si contabilitate ERP pentru ca sunt multe informatii care nu pot fi transferate automat intre ele, insa nu este un proces imposibil. Unele softuri de gestiune si contabilitate nu au o usa de comunicare cu aplicatiile terte (API) si ingreuneaza automatizarea procedurilor de lucru. In cazul cand nu exista API, se recomanda schimbarea programului. In caz cand schimbarea nu poate avea loc, se analizeaza bine ce proceduri se pot imbunatati, chiar daca este implicata si munca manuala. Munca manuala e un compromis care trebuie facut daca se doreste mentinerea unui soft fara API.
Procesul de livrare este o veriga importanta in lantul e-commerce pentru ca multi clienti asociaza serviciile de livrare cu vanzatorul. Trebuie sa alegi cu grija un partener serios din zona curieratului pentru ca experienta cu livrarile afecteaza vanzarile. Poti sa te parteneriezi direct cu companiile de curierat dar si cu agregatoare de curieri. Atat curierii cat si agregatoarele de curierat ofera API, ceea ce face usoara automatizarea crearii si urmaririi (tracking-ului) AWB-urilor.
Stocurile pe care le vinzi se impart in doua categorii:
1. stocuri proprii (in propriul depozit sau in custodia altor depozite (fulfillment))
2. stocuri in depozitul furnizorului
Fiecare caz in parte implica munca de operare a stocurilor. In toate cazurile, trebuie sa marchezi orice miscare de stoc in gestiune si aici te salveaza softul de gestiune si contabilitate ERP. In cazul cand colaborezi cu o companie de fulfillment, acestia iti pot oferi si servicii de gestiune si contabilitate. Trebuie sa ai imaginea foarte clara despre ce tipuri de stocuri vrei sa vinzi. Majoritatea softurilor de contabilitate au API, mai ales cele folosite de fulfillment, facand posibila sincronizarea automata a stocurilor cu canalele de vanzare.
Fiecare din aceste puncte cheie in parte conteaza enorm in desfasurarea activitatii din comertul online si de aceea, recomandarea noastra este sa discuti cu fiecare furnizor de servicii in parte si sa pui in balanta avantajele, dezavantajele si costurile aferente. Stabilind toti acesti parteneri mentionati anterior, ei pot fi interconectati prin diversele integrari disponibile pe piata: fie prin plugin-uri, fie prin platforme de automatizare e-commerce precum FamShop. Platforma de automatizare a comertului digital este dedicata eficientizarii procedurilor de lucru si este net superioara plugin-urilor pentru ca are conectarea actualizata pentru fiecare platforma de magazin online, marketplace, sistem de gestiune si contabilitate ERP si curier. In plus, platforma de automatizare are multe fluxuri personalizate, unele integrari fiind exclusiv specifice unui anumit tip de client.
Ca buna practica, recomandam minim automatizarea urmatoarelor fluxuri de lucru repetitive:
1. Sincronizarea comenzilor din canalele de vanzare in programul de contabilitate ERP
2. Sincronizarea stocurilor din programul de gestiune catre canalele de vanzare
3. Generarea AWB-urilor
4. Sincronizarea preturilor de vanzare din programul de gestiune catre canalele de vanzare
Incearca pe cat posibil sa alegi platforme si programe software care iti acopera nevoile si iti automatizeaza cat mai multe proceduri de lucru. De asemenea, este important ca fiecare platforma sa ofere conexiune API. Se poate ajunge la o eficienta a comertului online extrem de mare dupa o implementare corecta. Gandeste in perspectiva si pregateste-te cu minim 3 luni inainte de a face schimbari majore (exemplu schimbarea programului ERP).